Algemene Voorwaarden – The Charm Assistant

Versie: 1.0
Ingangsdatum: 1 januari 2026

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• The Charm Assistant: de eenmanszaak van opdrachtnemer die virtual assistant-diensten verleent.
• Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en een overeenkomst aangaat met The Charm Assistant.
• Overeenkomst: iedere schriftelijke of digitale afspraak tussen partijen.
• Werkzaamheden: alle overeengekomen diensten, waaronder maar niet uitsluitend agendabeheer, e-mailbeheer, klantenservice, administratieve ondersteuning en overige virtuele ondersteuning.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, opdrachten en werkzaamheden van The Charm Assistant.
2. Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.
3. Algemene voorwaarden van de opdrachtgever worden uitdrukkelijk uitgesloten.

Artikel 3 – Offertes

1. Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld.
2. Kennelijke fouten of vergissingen in offertes binden The Charm Assistant niet.
3. Een overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte schriftelijk of digitaal heeft geaccepteerd.

Artikel 4 – Uitvoering van de opdracht

1. The Charm Assistant voert de werkzaamheden zorgvuldig en naar beste inzicht uit.
2. Er is sprake van een inspanningsverplichting en niet van een resultaatsverplichting.
3. Werkzaamheden worden volledig op afstand uitgevoerd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
4. The Charm Assistant bepaalt zelfstandig de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd.

Artikel 5 – Bereikbaarheid en responstijd

1. The Charm Assistant is bereikbaar tijdens reguliere werkdagen.
2. E-mails worden in beginsel binnen twee werkdagen beantwoord.
3. Spoedverzoeken worden uitsluitend uitgevoerd indien planning en beschikbaarheid dit toelaten.
4. Voor spoedopdrachten kan een toeslag worden berekend.

Artikel 6 – Verplichtingen van de opdrachtgever

De opdrachtgever:

• verstrekt tijdig alle benodigde informatie;
• zorgt voor correcte inloggegevens indien noodzakelijk;
• is verantwoordelijk voor de juistheid van aangeleverde informatie;
• blijft eindverantwoordelijk voor alle bedrijfsbeslissingen en communicatie richting klanten.

Vertraging door het niet tijdig aanleveren van informatie komt volledig voor rekening van de opdrachtgever.

Artikel 7 – Toegang tot systemen

1. Indien werkzaamheden plaatsvinden in systemen van de opdrachtgever, verstrekt de opdrachtgever de benodigde toegangsrechten.
2. The Charm Assistant behandelt alle wachtwoorden en inloggegevens strikt vertrouwelijk.
3. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de beveiliging van zijn accounts.
4. Na beëindiging van de overeenkomst worden toegangsrechten verwijderd of overgedragen.

Artikel 8 – Tarieven

1. Werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van:
   • strippenkaarten;
   • vaste pakketten;
   • eventueel aanvullende uren.
2. Alle tarieven zijn exclusief btw.
3. Jaarlijks kunnen tarieven worden aangepast. Opdrachtgevers worden hiervan minimaal 30 dagen vooraf op de hoogte gesteld.

Artikel 9 – Strippenkaarten

1. Strippenkaarten worden vooraf gefactureerd.
2. Uren worden geregistreerd in tijdsblokken van 15 minuten.
3. Niet gebruikte uren zijn zes maanden geldig vanaf de factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
4. Na afloop van de geldigheidsduur vervallen resterende uren zonder recht op restitutie.

Artikel 10 – Pakketten

1. Pakketten worden vooraf overeengekomen.
2. Niet gebruikte uren binnen een kalendermaand vervallen aan het einde van die maand, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
3. Extra werkzaamheden buiten het pakket worden tegen het overeengekomen uurtarief gefactureerd.

Artikel 11 – Facturatie en betaling

1. Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden voldaan.
2. Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling in verzuim.
3. Wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van de opdrachtgever.
4. The Charm Assistant mag werkzaamheden opschorten zolang facturen onbetaald blijven.

Artikel 12 – Contractduur en opzegging

1. De overeenkomst wordt aangegaan voor een minimale duur van drie maanden.
2. Daarna is de overeenkomst maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van één kalendermaand.
3. Opzegging dient schriftelijk of per e-mail plaats te vinden.
4. Reeds ingeplande werkzaamheden worden nog uitgevoerd en gefactureerd, tenzij partijen anders overeenkomen.

Artikel 13 – Vakantie en afwezigheid

1. Geplande vakanties worden tijdig aan opdrachtgevers doorgegeven.
2. Tijdens vakantie of ziekte kunnen werkzaamheden tijdelijk worden opgeschort.
3. Indien mogelijk wordt de opdrachtgever hierover vooraf geïnformeerd.

Artikel 14 – Geheimhouding

1. Beide partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk.
2. Vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst.
3. Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de samenwerking bestaan.

Artikel 15 – Privacy en AVG

1. The Charm Assistant verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst.
2. Persoonsgegevens worden zorgvuldig beveiligd.
3. Indien wettelijk vereist sluiten partijen een verwerkersovereenkomst.
4. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de aangeleverde persoonsgegevens.

Artikel 16 – Gebruik van AI en software

1. The Charm Assistant kan gebruikmaken van professionele software en AI-tools ter ondersteuning van werkzaamheden.
2. Hierbij wordt zorgvuldig omgegaan met vertrouwelijke informatie.
3. Er worden geen vertrouwelijke gegevens gedeeld met AI-systemen indien dit in strijd is met wetgeving of schriftelijke afspraken met de opdrachtgever.

Artikel 17 – Intellectueel eigendom

1. Alle door The Charm Assistant ontwikkelde documenten, werkwijzen, templates, handleidingen en processen blijven eigendom van The Charm Assistant.
2. Zonder schriftelijke toestemming mogen deze niet worden gekopieerd, verspreid of commercieel gebruikt.

Artikel 18 – Relatiebeding

Gedurende de samenwerking en tot twaalf maanden daarna zal de opdrachtgever medewerkers, freelancers of vaste samenwerkingspartners van The Charm Assistant niet rechtstreeks benaderen of inhuren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

Artikel 19 – Aansprakelijkheid

1. The Charm Assistant is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid.
2. Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende opdracht, met een maximum van het bedrag dat in de drie maanden voorafgaand aan de schade is gefactureerd.
3. The Charm Assistant is niet aansprakelijk voor:
   • indirecte schade;
   • gevolgschade;
   • omzetverlies;
   • winstderving;
   • gemiste kansen;
   • schade veroorzaakt door softwarestoringen;
   • storingen van internet- of clouddiensten;
   • fouten van derden;
   • onjuiste of onvolledige informatie van de opdrachtgever.

Artikel 20 – Overmacht

Onder overmacht wordt verstaan iedere situatie waarop The Charm Assistant redelijkerwijs geen invloed kan uitoefenen, waaronder ziekte, internetstoringen, stroomuitval, overheidsmaatregelen, cyberaanvallen en uitval van softwareleveranciers.

Tijdens overmacht worden verplichtingen opgeschort.

Artikel 21 – Klachten

1. Klachten dienen binnen 14 dagen na ontdekking schriftelijk te worden gemeld.
2. Partijen zullen zich inspannen om klachten in goed overleg op te lossen.

Artikel 22 – Wijziging van de voorwaarden

The Charm Assistant mag deze algemene voorwaarden wijzigen. Nieuwe voorwaarden worden minimaal 30 dagen vóór de ingangsdatum bekendgemaakt.

Artikel 23 – Toepasselijk recht

1. Op alle overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar The Charm Assistant is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Bedrijfsgegevens

The Charm Assistant
Eenmanszaak

KvK-nummer: 82905290

Btw-nummer: NL003746912B12

E-mailadres: Info@thecharmassistant.nl

Website: www.thecharmassistant.nl

Vestigingsadres: Berghemseweg 94, 5348CL Oss